Gestión documental · Control de impresión

Oficina virtual e impresiónGestión documental con DocuWare, control de impresión con PaperCut y renting de impresoras HP con más de 20 años de experiencia.

Digitalizamos la gestión de tus documentos con DocuWare y ordenamos la impresión con PaperCut: dos capas de software que trabajan sobre los sistemas y las impresoras que ya tienes, para que la información esté disponible, protegida y conectada con tus procesos.

Partners

Oficina virtual

Los costes ocultos de la gestión en papel.

El tiempo dedicado a buscar documentos, las fotocopias, la impresión sin control y la falta de acceso a la información en teletrabajo restan productividad. Facturas, pedidos, contratos, escrituras, certificados, planos y correos generan costes ocultos de archivo y localización, además de riesgos de incumplimiento del RGPD o de pérdida de documentación.

DocuWare

Cómo guardas y usas tus documentos

Gestión documental y automatización de flujos de trabajo, en la nube o en tus servidores.

Ver DocuWare

PaperCut

Cómo imprimes lo que aún necesitas en papel

Impresión segura, control de costes y trazabilidad de cada página.

Ver PaperCut

Gestión documental · DocuWare

Tus documentos, conectados con la forma en que trabaja tu empresa.

DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo. Centraliza la información de uso diario, sustituye los procesos manuales de aprobación y revisión por flujos digitales y se integra con el ERP que ya tienes.

12.000

empresas en 90 países la utilizan

+500.000

usuarios en todo el mundo

3

modalidades: nube, in situ o híbrida

Toda la información en una plataforma central

01 · Captura

Facturas, albaranes, contratos, correos o formularios, en papel o en digital. Se escanean, se importan desde carpetas supervisadas o desde el ERP, se envían con DocuWare Printer desde cualquier aplicación o llegan por formularios web.

Sin introducir datos a mano

02 · Indexación

Intelligent Indexing reconoce la información clave de cada documento y rellena los campos de archivo; aprende de cada corrección. Con One Click Indexing basta con marcar un dato en el visor, y los códigos de barras separan e indexan los escaneos.

Aprobaciones y revisiones automáticas

03 · Flujos de trabajo

Workflow Manager enruta cada documento a la persona que le corresponde, con reglas, plazos y representantes. Las tareas aparecen en listas que se actualizan automáticamente y se resuelven con sellos y anotaciones, también desde el móvil.

Localización rápida de cualquier documento

04 · Archivo y búsqueda

Búsqueda por palabras clave, texto completo o carpetas, con control de versiones. Se consulta desde el navegador, la aplicación móvil o directamente desde el ERP, el CRM o Outlook.

Integrado con tus aplicaciones

DocuWare se conecta con el ERP, el CRM, el software de recursos humanos, SAP, SharePoint, Outlook y cientos de aplicaciones más. Autoindex intercambia datos en ambas direcciones para evitar la doble entrada, Smart Connect busca documentos desde cualquier programa y su API permite integraciones a medida.

DocuWare · ERP · CRM · Outlook · SAP · SharePoint · RR. HH.

Derechos de acceso

Seguridad

Grupos, roles y perfiles definen quién puede ver, editar, exportar o eliminar cada documento. La información más confidencial puede cifrarse incluso frente al administrador.

Datos cifrados y replicados

Continuidad

En la nube, DocuWare funciona sobre Microsoft Azure, con cifrado AES, centros de datos en la UE y tres réplicas de cada dato.

Trazabilidad para el RGPD

Cumplimiento

Registro de versiones, cambios y flujos, y entradas del sistema inalterables: sabes en todo momento quién ha visto o modificado cada documento.

En la nube, en tus servidores o de forma híbrida

Todas las funciones están disponibles en cualquiera de las tres modalidades.

Nube

DocuWare Cloud se contrata como servicio, sin servidores propios ni inversión inicial. Incluye actualizaciones automáticas, copias de seguridad y todas las aplicaciones; solo eliges cuántos usuarios y cuánto almacenamiento necesitas.

In situ

Para empresas con recursos de TI propios, DocuWare se instala en su centro de datos, compatible con Microsoft SQL, MySQL y Oracle, con la licencia de servidor adecuada a su tamaño.

Híbrida

Combina servicios en la nube con software local: por ejemplo, copias y almacenamiento en DocuWare Cloud de un sistema local, o una instalación en la nube integrada con un ERP local.

Dónde encaja: Contabilidad y compras · Recursos humanos · Producción y calidad · Oficinas técnicas y proyectos · Ventas

Control y seguridad de impresión · PaperCut

Controla qué se imprime, quién lo imprime y cuánto cuesta.

La impresión es un coste que crece sin que nadie lo revise y un punto de seguridad que se suele olvidar: documentos confidenciales en la bandeja, accesos sin control y datos personales impresos sin rastro. Con PaperCut, cada trabajo se libera solo cuando la persona se identifica en el equipo con su PIN o su tarjeta, y cada página queda registrada por usuario, departamento y sede.

Impresión segura con liberación

El documento sale cuando te identificas, en cualquier equipo de la flota.

Control de costes y cuotas

Tarifas por usuario o departamento, límites y reglas para el color y el doble cara.

Reducción de papel

Reglas automáticas y avisos que reducen el desperdicio antes de imprimir.

Seguimiento e informes

Quién imprime qué, cuándo y con qué coste, exportable para revisarlo.

Cumplimiento del RGPD

Trazabilidad de cada documento y control de accesos en toda la flota.

Impresión móvil y en la nube

Desde el portátil o el móvil, dentro y fuera de la oficina, con la misma seguridad.

PaperCut y DocuWare Los documentos que se escanean en la impresora entran directamente en los flujos de DocuWare, de modo que la multifunción actúa también como punto de captura.

Renting de impresoras HP

20 años trabajando con HP.

Conocemos sus equipos como nadie. Te asesoramos para elegir las multifunciones A4 o A3 que necesitas y nos ocupamos de todo lo demás: instalación, mantenimiento, consumibles y soporte técnico especializado.

HP Business Partner
Multifunción HP LaserJet en una oficina

+20 años con HP

+20 años

de experiencia con equipos HP

0 €

de inversión inicial

Todo incluido

mantenimiento, consumibles y soporte

Servicio técnico especializado

Un equipo con años de experiencia en equipos HP que resuelve las incidencias de forma rápida.

Consumibles antes de que se agoten

La monitorización remota detecta el nivel de tóner y lo envía sin que tengas que pedirlo.

Tarifas claras por uso

Precio diferenciado para blanco y negro y color, sin sorpresas.

Integrado con PaperCut y DocuWare

Tus impresoras se convierten en puntos de captura y control desde el primer día.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre gestión documental e impresión.

DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo. Captura los documentos, los indexa y organiza de forma segura y automatiza los procesos de aprobación y revisión, conectado con el ERP que ya utilizas.

Sí. DocuWare se integra con el ERP, el CRM y el resto de aplicaciones de la empresa para intercambiar datos y evitar la doble entrada entre sistemas.

Las dos opciones son posibles, además de una modalidad híbrida. Las funciones principales son las mismas en la nube y en la instalación local.

Controla y protege la impresión de la empresa: libera los trabajos solo cuando la persona se identifica, registra cada página, aplica cuotas y costes por usuario o departamento y reduce el desperdicio de papel.

Sí. Ambos son software y funcionan sobre la mayoría de flotas. El renting de impresoras HP es opcional, por si además quieres renovar los equipos.

Sí. DocuWare y PaperCut aportan control de accesos y trazabilidad: sabes quién ha visto, modificado o impreso cada documento.

DocuWare · PaperCut · Renting HP

Analizamos cómo gestiona hoy tu empresa los documentos y la impresión.

Te proponemos por dónde empezar: gestión documental con DocuWare, control de impresión con PaperCut y renting de impresoras si lo necesitas.

943 15 01 01 · info@ukabi.com