Una acción tan aparentemente sencilla como fichar en un sector como la hostelería puede generar muchas dudas. De entrada, si es obligatorio. Y le sigue la complicación que implica que los turnos cambien, que haya jornadas partidas, que existan horas extras durante el fin de semana… y la sensación de que no siempre está claro qué se debe registrar y sobre todo cómo se tiene que hacer correctamente.

Todo esto tiene un marco legal claro. Pero, en el caso de la hostelería en Navarra, esta obligación se concreta aún más a través del convenio colectivo, que define cómo debe aplicarse el registro de jornada en la práctica. Por eso, conocer bien la normativa y adaptar el sistema de fichaje a la operativa real del negocio es clave para cumplir con la ley y evitar errores que se puedan pagar caros en el futuro.

Fichar en hostelería es obligatorio en Navarra, pero no por una norma autonómica específica, sino por la legislación estatal que lo ampara desde 2019. Todas las empresas, incluidas las del sector, deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados.

Además, existe una concreción de esta norma a través del convenio de hostelería de Navarra 2022-2025. Este rango de actuación temporal podría indicar que está ya sin efecto en 2026, pero, en tanto que no se sustituya por uno nuevo, seguirá vigente el mismo. Se trata de un documento que evidencia de forma clara la necesidad de contar con un sistema de fichaje claro, transparente, trazable y no manipulable.

El convenio de hostelería de Navarra, publicado en el Boletín Oficial de Navarra (BON), en octubre de 2023, establece obligaciones muy claras en materia de jornada laboral, tales como:

1. La empresa garantizará el registro diario (incluyendo horario concreto de inicio y finalización de la jornada)
2. Que se conservarán los registros durante 4 años y estarán a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo
3. Que deberá ser objetivo, fiable y accesible
4. Que el registro horario será digital, nada de hojas a mano o de Excel
5. Que se entregará una copia del registro de cada mes al trabajador o representación legal

Están excluidas de estas medidas las empresas con menos de 5 trabajadores -que, eso sí, han de contar igualmente con un registro horario de conformidad con la legislación vigente pero no tiene que ser digital necesariamente- y los trabajadores que a fecha de 31 de diciembre de 2022 tuvieran 61 años. Hubo una carencia para las empresas de 10 o más trabajadores, y también para las de más de 5 empleados de media anual, pero ya se consumió entre 2023 y el final de 2025.

Igualmente, los casos de exención pronto quedarán también diluidos por la nueva reforma digital de control horario que se pretende implantar durante 2026. Es curioso que ya en 2023, Navarra tomó la iniciativa digital a nivel autonómico de una legislación que pretende ajustarse, tres años después, a un ámbito nacional.

Implementar correctamente el control de horarios en hostelería no es tan sencillo como en otros sectores. La operativa diaria presenta retos como turnos rotativos, jornadas partidas o cambios de última hora. Para aplicar bien el sistema, hay tres claves:

1. Elegir un método que permita registrar en tiempo real. Aquí entran en juego soluciones digitales o sistemas de fichaje rápido (suele ser con tecnologías como código QR, tarjetas RFID, huella digital, aplicaciones móviles o códigos numéricos), especialmente útiles en entornos dinámicos como bares o restaurantes.
2. Adaptar el sistema a la realidad del negocio. No es lo mismo un restaurante tradicional que un establecimiento abierto muchas horas al día.

Establecer un cierre mensual de los registros. Es recomendable revisar que las horas trabajadas coinciden con el horario establecido en el convenio y corregir posibles desviaciones antes de que se acumulen.

El control horario de los empleados de hostelería debe reflejar fielmente toda la jornada laboral. Esto incluye las pausas, los cambios de turno y las horas extraordinarias. En un sector donde los horarios de los camareros en los restaurantes pueden variar cada semana, este punto es crítico.

También es importante diferenciar entre jornada ordinaria y horas extra. Estas últimas deben registrarse correctamente, compensarse según convenio y no camuflarse dentro de la jornada habitual.

En la práctica, y no solo en la teoría, el control de los horarios de los trabajadores de hostelería debe ser lo suficientemente preciso como para evitar interpretaciones ambiguas, algo que suele ser foco de conflicto en posibles inspecciones.

Uno de los errores más habituales es utilizar sistemas manuales poco fiables o fácilmente manipulables como hojas en papel u hojas de Excel. Hay que tender a la implantación de sistemas trazables, objetivos y eficientes.

Otro fallo frecuente es no registrar las pausas o las modificaciones de turnos, lo que genera discrepancias entre la jornada real y la registrada. También es común no conservar los datos el tiempo requerido o no poder presentarlos ante una eventual inspección. Esto es especialmente problemático en negocios con alta rotación de personal.

No cumplir con el control horario en hostelería puede salir caro. Las sanciones por infracciones graves suelen situarse entre 751 € y 7.500 €, pero pueden incrementarse significativamente.

En escenarios más severos, especialmente si hay varios trabajadores afectados o se detectan horas extra no declaradas, las multas pueden alcanzar hasta 10.000 € por empleado.

Ponemos un ejemplo concreto. Un bar con 6 camareros y 2 cocineros donde no se ha llevado registro de la jornada durante un sábado de alta actividad. Imaginemos que la Inspección de Trabajo detecta que no hay fichajes de ninguno de los 8 empleados ese día concreto. La sanción mínima por infracción grave puede ser de 751 € por trabajador, lo que ya suma 6.008 € solo por el mero hecho de incumplir el registro horario.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, la recomendación es clara: apostar por un sistema digital adaptado a la realidad del negocio.

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