Tu cliente estrena programa. Tú descubres cómo funciona.

Y ese «por cierto» puede esconder unas cuantas sorpresas.

El negocio está satisfecho. Ha encontrado una herramienta que le permite facturar, controlar el almacén, gestionar pedidos o emitir albaranes. Se la han instalado, le han explicado cómo funciona y todo parece ir estupendamente.

Hasta que llega el momento de trasladar la información a la asesoría.

Entonces descubrimos que determinadas operaciones no se reflejan correctamente, que algunos datos no se pueden intercambiar como esperábamos o que la configuración fiscal no contempla situaciones que, tarde o temprano, acabarán apareciendo.

Y lo más curioso es que el programa puede ser perfectamente válido. Simplemente, nadie había pensado en todas las personas que después necesitarían trabajar con esa información.

Durante mis años en la asesoría viví situaciones de este tipo, especialmente con empresas que disponían de su propia administración y elegían sus herramientas de gestión con bastante autonomía.

Después llegó TicketBai y, con él, la necesidad de incorporar programas de facturación en muchísimos negocios. Apareció una oferta enorme de soluciones y cada cual fue buscando la que mejor encajaba con sus necesidades. En bastantes ocasiones, sin consultar previamente con su asesoría.

Tampoco resulta tan extraño. Cuando una empresa busca un programa, se preocupa por su actividad diaria: vender, gestionar existencias, emitir facturas, controlar cobros o atender mejor a sus clientes.

Y hace bien.

Lo que ocurre es que detrás de esas operaciones hay una realidad contable y fiscal que no siempre resulta evidente. Una parametrización que funciona perfectamente en los casos habituales puede quedarse corta cuando aparecen situaciones menos frecuentes. Y entonces contabilizar una factura rectificativa por sustitución puede acabar pareciéndose sospechosamente a las doce pruebas de Hércules. Con la diferencia de que aquí no te conviertes en héroe al terminarlas.

No se trata de que los negocios tengan que convertirse en especialistas fiscales, ni de que quienes implantan programas deban conocer hasta el último rincón de la normativa tributaria.

En la asesoría donde trabajaba procurábamos participar cuando sabíamos que algún cliente estaba pensando en cambiar de programa. Recomendábamos herramientas que conocíamos, que encajaban con nuestro entorno tecnológico y con las que podíamos ofrecer mayor ayuda.

Y aquí conviene reconocer algo: también pensábamos en nuestras propias necesidades.

¿Es eso necesariamente malo?

Creo que no, siempre que no olvidemos quién va a utilizar el programa y para qué lo necesita.

Una asesoría tiene derecho a explicar qué herramientas conoce mejor, cuáles facilitan el intercambio de información y con cuáles puede ofrecer un acompañamiento más completo. Pero ese conocimiento no debería convertirse en una imposición.

Si existe una solución que responde mucho mejor a las necesidades del negocio, aunque resulte menos cómoda para el despacho, lo razonable es apoyarla y buscar la manera de colaborar con ella.

También entiendo las reservas a recomendar programas. Cuando una persona deposita su confianza profesional en ti, una sugerencia puede interpretarse casi como una garantía. Y, si algo falla, siempre existe el riesgo de escuchar aquello de «pues me lo recomendaste tú». Una frase especialmente útil para trasladar responsabilidades.

A veces, por prudencia, preferimos mantenernos al margen.

Si hoy volviera a dirigir una asesoría, intentaría dar un paso más.

No esperaría necesariamente a que un cliente comentara que está buscando un programa. Procuraría anticiparme, especialmente ante cambios normativos que obligan a muchos negocios a revisar sus herramientas.

Porque sabemos lo que suele ocurrir: aparecen multitud de soluciones, ofertas y recomendaciones. Las asociaciones sectoriales presentan sus propuestas, las empresas tecnológicas hacen sus campañas y cada negocio empieza a buscar por su cuenta. Para cuando queremos intervenir, la decisión ya está tomada. Y nosotros, como siempre, llegamos estupendamente preparados para adaptarnos.

Pero anticiparse tampoco significa que la asesoría deba convertirse en experta en todos los programas del mercado.

Ahí entra en juego la colaboración con las empresas tecnológicas. El negocio conoce sus necesidades operativas, la asesoría aporta su perspectiva fiscal y contable, y quien implanta la solución conoce las posibilidades de la herramienta.

Tres conocimientos diferentes que pueden complementarse.

Además, un cambio de programa se parece bastante a una mudanza. No consiste únicamente en trasladar las cosas de un armario a otro. También es una oportunidad para revisar qué necesitamos, qué podemos mejorar y qué llevamos años conservando simplemente porque nos daba pereza cambiarlo.

Eso sí, conviene hablarlo antes de llenar las cajas.

Y no todos los negocios necesitan el mismo acompañamiento. A veces bastará con revisar determinados parámetros. En otras ocasiones tendrá sentido implicar a la asesoría desde las primeras fases de implantación.

Ahora que trabajo en UKABI, mi posición ha cambiado, aunque algunas de mis preocupaciones siguen siendo las mismas.

Antes intentaba que las herramientas de nuestros clientes encajaran con sus necesidades y con nuestra forma de trabajar. Ahora puedo contribuir a que las soluciones tecnológicas tengan en cuenta ambas perspectivas desde el principio.

Y he comprobado algo que ya intuía: una funcionalidad aparentemente secundaria puede resultar imprescindible para quien trabaja diariamente con determinada información. Lo que sobre el papel parece un pequeño detalle, en la práctica puede marcar una diferencia considerable.

Por eso creo que las empresas tecnológicas también tenemos una responsabilidad: escuchar no solo a quien compra y utiliza directamente una herramienta, sino también a quienes van a trabajar con los datos que genera.

Esa es una de las reflexiones que queremos compartir en Accountex España, donde, junto con mi compañera Lorena, hablaremos de cómo una solución de punto de venta puede convertirse también en una oportunidad de colaboración entre un negocio y su asesoría.

Sin necesidad de que nadie decida por nadie. Simplemente, procurando que las decisiones se tomen con toda la información posible.

Y vuelvo a la pregunta que, quizá, deberíamos hacernos más a menudo:

¿Y si esta vez llegáramos antes de que estuviera todo decidido?