VeriFactu y factura electrónica: ahora que tenemos tiempo, quizá deberíamos utilizarlo para pensar

Y quizá por eso la coincidencia en el tiempo de los nuevos sistemas de facturación y la factura electrónica me está haciendo plantearme algunas preguntas que hace unos meses probablemente habría visto de otra manera.

Durante mucho tiempo hemos hablado de VeriFactu porque era lo primero que llegaba.

En Gipuzkoa esto tampoco nos resulta completamente nuevo. Como pasó en su momento con TicketBAI, desde el sector tecnológico se ha insistido en la importancia de prepararse, revisar los programas de gestión y acostumbrarse a una nueva realidad en la que cumplir correctamente con el Reglamento de Facturación iba a dejar bastante menos espacio para aquello de «ya lo arreglaremos después».

Después llegaron los aplazamientos.

Ha ocurrido con VeriFactu y, de una forma u otra, también lo hemos vivido con TicketBAI o Batuz. Administraciones diferentes, calendarios diferentes y una experiencia que empieza a resultarnos familiar: nos preparamos para una fecha y, llegado el momento, resulta que tenemos algo más de tiempo. Pero no he venido a hablar de frustraciones o enfados varios.

Acaba de publicarse la Orden Ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica y empieza otra cuenta atrás: la de la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.

Podríamos interpretar todo esto simplemente como una prórroga, pero creo que sería desaprovechar una oportunidad. Porque quizá la pregunta ya no debería ser cómo nos preparamos para VeriFactu y, después, cómo nos preparamos para la factura electrónica.

Durante veinte años he vivido una situación que resultará bastante familiar a cualquiera que haya trabajado en una asesoría.

Pedíamos a nuestros clientes que nos enviasen la documentación con frecuencia. Algunos lo hacían, otros esperaban, y otros aparecían con media vida empresarial dentro de una carpeta cuando el trimestre empezaba a echársenos encima.

Conseguir que la documentación llegase regularmente tampoco resolvía todos los problemas. El cliente podía volver a enviar facturas que ya había remitido, había que comprobar duplicidades, averiguar qué faltaba, ordenar, reclamar…

Y finalmente llegaban esas dos o tres semanas anteriores a la presentación de impuestos en las que buena parte de la asesoría tenía una prioridad por encima de cualquier otra:

contabilizar y llegar.

Salvo que solucionásemos el problema con esa sofisticada herramienta de organización empresarial llamada hacer horas extra.

Durante los últimos años la tecnología nos ha ayudado mucho en este proceso. Hemos pasado de introducir facturas manualmente a escanearlas, utilizar OCR, reconocer proveedores, bases imponibles, impuestos o cuentas contables.

En definitiva, hemos conseguido que nuestros programas lean cada vez mejor los documentos que recibimos. La factura electrónica cambia algo mucho más elemental:

No llegará un PDF que haya que interpretar. Llegará información estructurada que nuestros sistemas podrán procesar.

Y no hablamos únicamente de los datos necesarios para contabilizar una factura. El nuevo modelo incorpora información sobre sus estados y pagos, abriendo posibilidades de seguimiento administrativo y financiero que van bastante más allá de automatizar un asiento.

Por eso creo que la siguiente transformación no consiste simplemente en leer mejor las facturas. Consiste en dejar de tener que leerlas.

Y entonces aparece una paradoja interesante: llevamos décadas intentando solucionar el problema de que la documentación llegue tarde y

Y aquí aparece, a mi juicio, uno de los principales riesgos de percepción: tener los datos no significa tener hecha la contabilidad

Que una factura esté disponible automáticamente no significa que esté correctamente contabilizada.

Que una contabilización pueda automatizarse no significa que no necesite supervisión.

Y disponer hoy de las facturas emitidas y recibidas de un cliente tampoco significa necesariamente que hoy conozcamos con precisión cuál es el resultado de su empresa.

Seguirá existiendo información que no venga dentro de una factura: nóminas, amortizaciones, periodificaciones, movimientos financieros, incidencias y operaciones que requieran interpretación.

Pero es bastante probable que una parte de nuestros clientes haga un razonamiento mucho más sencillo:

«Si las facturas os llegan solas y se contabilizan solas, ahora tenéis menos trabajo».

El trabajo administrativo y financiero tiene un curioso problema: cuando está bien hecho parece que no existe.

Ocurre en las asesorías y ocurre también en las empresas que tienen departamentos administrativos propios. Con frecuencia son equipos poco visibles y muy exigidos. Su valor suele hacerse evidente cuando algo falla o cuando alguien tiene que realizar personalmente aquello que desde fuera parecía tan sencillo.

Por eso la factura electrónica no solo va a cambiar nuestros procesos, también puede cambiar las expectativas.

Si un cliente sabe que su asesoría, dispone prácticamente en tiempo real de buena parte de la información de su negocio, es razonable pensar que tarde o temprano dejará de conformarse con saber cómo iba hace dos meses.

Y entonces tendremos que decidir qué información somos capaces de ofrecer, con qué periodicidad y con qué grado de revisión, no porque la tecnología nos obligue, sino porque el cliente empezará a creer que la información ya está ahí.

Esta es probablemente la parte del cambio que más me interesa.

Si automatizamos una parte importante de la contabilización, podemos interpretar que necesitaremos menos horas para prestar el mismo servicio, o podemos plantearlo de otra manera.

En los trabajos recurrentes de una asesoría, el valor no está únicamente en la mecanización. Está también en el tiempo y el conocimiento que las personas aportan.

Si necesito menos tiempo para introducir sus facturas, puedo dedicar más a entenderlas.

• Puedo hablar más con él.
• Conocer mejor su actividad.
• Detectar desviaciones.
• Revisar tendencias.
• Anticipar problemas.
• Preparar previsiones.
• Y detectar qué cuestiones requieren un análisis más profundo por parte de los perfiles técnicos.

La eficiencia no debería servir únicamente para dedicar menos tiempo al cliente. Debería permitirnos dedicarle mejor el tiempo.

Y aquí aparece también una oportunidad importante para los equipos.

Las personas que hoy dedican buena parte de su jornada a mecanizar documentación no tienen por qué limitarse mañana a observar cómo lo hace una máquina. Alguien tendrá que supervisar las importaciones, revisar diferencias, completar la información que no pueda incorporarse automáticamente y, sobre todo, tener criterio suficiente para saber cuándo algo requiere la intervención de un técnico.

Si yo siguiera hoy dirigiendo una asesoría, una de mis prioridades para estos próximos años sería precisamente esa:

formar a las personas que actualmente realizan las tareas más mecánicas para que adquieran mayor criterio contable y fiscal y puedan asumir progresivamente funciones de supervisión.

Eso permitiría, a su vez, descargar a los perfiles técnicos de tareas que no necesitan necesariamente su nivel de conocimiento. Y es que esas horas técnicas sí pueden dedicarse a análisis más profundos, planificación, previsiones u operaciones de mayor complejidad y valor añadido.

No necesariamente en trabajar menos, sino en conseguir que cada nivel profesional dedique más tiempo a aquello en lo que realmente aporta valor.

Hace apenas unos meses yo habría mirado todo esto casi exclusivamente desde dentro de una asesoría. Ahora, formando parte de Ukabi, empiezo a verlo también desde otro punto de vista, y hay algo que desde esta perspectiva resulta mucho más evidente:

Hay diferencias de tamaño, organización, especialización, tipos de cliente, distribución de responsabilidades y procedimientos internos, por eso tampoco es sencillo desarrollar soluciones tecnológicas generales capaces de encajar perfectamente en todas ellas.

Desde dentro podemos pensar que el software debería adaptarse a nuestra manera de trabajar, y, naturalmente, en buena medida debe hacerlo, pero quizá también deberíamos hacernos la pregunta contraria:

Porque existe una posibilidad perfectamente real.

• Podemos conseguir que las facturas lleguen automáticamente.
• Que una gran parte se contabilice automáticamente.
• Que la información esté disponible durante todo el mes.

Y después seguir revisándolo todo frenéticamente diez días antes de presentar los impuestos.

Habríamos cambiado toda la tecnología para conseguir trabajar exactamente igual.

Y eso sí que sería una oportunidad perdida.

En las últimas semanas se habla mucho de octubre de 2028 como la gran fecha de la factura electrónica.

Es lógico. Para una parte muy importante del tejido empresarial será el momento decisivo.

Pero para entonces llevaremos ya un año conviviendo con empresas obligadas a utilizar la factura electrónica

Aunque muchas de esas empresas dispongan de departamentos administrativos propios y mantengan una relación diferente con sus asesorías, empezaremos a convivir con empresas obligadas, proveedores y clientes adaptados, plataformas funcionando y nuevas formas de intercambiar información.

Será un periodo de transición y, sobre todo, de aprendizaje. Además, el camino no termina ahí. ViDA extenderá desde julio de 2030 las nuevas obligaciones digitales de información a las operaciones B2B transfronterizas intracomunitarias.

Por tanto, quizá deberíamos dejar de mirar cada uno de estos cambios como proyectos independientes.

VeriFactu, TicketBAI, Batuz, factura electrónica, ViDA…

Las obligaciones y los calendarios son diferentes, pero todos forman parte de una transformación mucho más amplia: cada vez habrá más información estructurada, disponible antes y susceptible de ser procesada automáticamente.

¿La tecnología puede resolver una parte importante del trabajo mecánico? Sí.

Lo que no puede decidir por nosotros es cómo vamos a organizar nuestros equipos, qué vamos a supervisar, cuándo vamos a hacerlo, qué información necesitamos para tomar decisiones ni dónde queremos poner el conocimiento y el tiempo que vayamos liberando.

Después de más de veinte años trabajando dentro de una asesoría y apenas unos meses observando el sector desde una empresa tecnológica, cada vez tengo más claro que la oportunidad no consiste únicamente en prepararnos para cumplir una nueva obligación.

Consiste en decidir qué queremos hacer cuando muchas de las limitaciones alrededor de las que hemos organizado nuestro trabajo durante años empiecen a desaparecer. Porque sería curioso pasarnos años quejándonos de ellas y, cuando desaparezcan, decidir que las echamos de menos.

Quizá la pregunta que deberíamos hacernos ahora no sea solamente cuándo tenemos que estar preparados para VeriFactu o para la factura electrónica. Hay otra bastante más interesante:

¿Cómo queremos que funcione nuestra asesoría cuando la información deje de llegar una vez al mes o una vez al trimestre y empiece a estar disponible todos los días?

Tenemos algo de tiempo para responderla.

Sería una pena utilizarlo únicamente para esperar.